FAQ

Per caricare il tuo primo documento vai nella sezione DAM e clicca su "Carica file". Seleziona la categoria e il tipo di documento poi trascina il file o clicca per selezionarlo dal tuo dispositivo. Theka avvierà automaticamente l'analisi AI per estrarre i metadati.

Le categorie sono i contenitori principali (es. Contratti, Fatture, Certificazioni). Ogni categoria contiene dei tipi più specifici (es. la categoria Contratti ha i tipi Contratto di Fornitura, NDA ecc.). I tipi determinano quali campi personalizzati sono disponibili e come l'AI analizza il documento.

Theka organizza i documenti su tre livelli: Categoria > Tipo > Documento. Puoi anche associare entità (fornitori, clienti, dipendenti) e tag per una navigazione ancora più flessibile. La ricerca full-text e semantica ti permette di trovare qualsiasi documento in pochi secondi.

Sì puoi caricare più file contemporaneamente trascinandoli nell'area di upload. Theka li processerà in parallelo assegnando automaticamente i metadati tramite l'analisi AI.

Quando carichi una nuova versione di un documento esistente Theka mantiene lo storico completo. Puoi sempre tornare a vedere le versioni precedenti. Il versionamento è attivo per default sulle categorie documentali (Contratti Manuali ecc.) e disattivato per le Immagini.

Le entità rappresentano i soggetti collegati ai tuoi documenti: fornitori, clienti, dipendenti, sedi, prodotti, cespiti ecc. Associando un'entità a un documento puoi poi filtrare tutti i documenti relativi a quel soggetto.

Theka assegna automaticamente un numero di protocollo progressivo ai documenti in base al formato configurato dall'amministratore. Il protocollo garantisce tracciabilità e unicità di ogni documento.

Sì puoi creare un link di condivisione con scadenza opzionale. Il destinatario potrà visualizzare o scaricare il file senza dover avere un account su Theka.

L'amministratore può configurare un flusso di approvazione per ogni tipo di documento con più stadi e approvatori. Quando carichi un documento che richiede approvazione verrà notificato automaticamente l'approvatore designato.

Il protocollo è un numero univoco e sequenziale assegnato ai documenti per garantire tracciabilità. Il formato è configurabile dall'amministratore (es. PROT-2026-000001). Una volta assegnato il protocollo è immutabile e non può essere riassegnato.

Theka offre due tipi di ricerca: full-text (cerca parole esatte nei documenti) e semantica (capisce il significato della tua domanda). Puoi combinare filtri per categoria tipo entità data e stato per raffinare i risultati.

Quando carichi un documento l'AI lo analizza automaticamente per estrarre titolo descrizione metadati strutturati e tag. I dati estratti vengono proposti come suggerimento e puoi confermarli o modificarli.

Sì l'AI elabora il testo dei documenti per estrarre informazioni rilevanti. I documenti vengono inviati al provider AI configurato (es. OpenAI Anthropic) in modo sicuro. Nessun dato viene usato per addestrare modelli di terze parti.

Sì l'amministratore può disattivare l'analisi AI globalmente o per singola categoria. In quel caso i metadati dovranno essere inseriti manualmente.

La chat AI ti permette di fare domande sui tuoi documenti in linguaggio naturale. Ad esempio: "Quali sono i termini di pagamento del contratto Rossi?" oppure "Confronta le penali dei contratti 2026". La chat cerca nei documenti a cui hai accesso e ti risponde con citazioni alla fonte.

No la chat AI rispetta i tuoi permessi. Vede solo i documenti a cui hai accesso in base al tuo ruolo e ai permessi per categoria. Un utente con ruolo Viewer sulle sole Fatture non potrà interrogare i Contratti tramite la chat.

Ci sono quattro ruoli predefiniti: Admin (accesso completo), Editor (può modificare e caricare), Viewer (solo visualizzazione e download) e Uploader (può caricare ma non modificare). L'amministratore può anche definire permessi specifici per categoria.

Sì l'amministratore può configurare permessi per categoria per ogni ruolo. Ad esempio un utente con ruolo Viewer può avere accesso solo alle Fatture e non ai Contratti. Si possono anche assegnare permessi specifici per singolo utente.

Dall'area di amministrazione del tenant puoi aggiungere un nuovo membro inserendo l'email. L'utente riceverà un'email di benvenuto con il link per impostare la password oppure potrà accedere con Google o Microsoft.

Theka supporta Amazon S3 Wasabi e storage compatibili S3. L'amministratore configura la connessione dalla sezione Integrazioni inserendo le credenziali di accesso.

Theka supporta OpenAI (GPT-4) Anthropic (Claude) e altri provider compatibili. L'amministratore del sistema configura i connettori AI disponibili e ogni tenant può scegliere quale utilizzare.

In fase di sviluppo e test i file vengono salvati in locale. Per la produzione è necessario configurare almeno un connettore di storage esterno (S3 o compatibile).

Vai nelle impostazioni del tuo profilo e attiva la sezione MFA. Puoi usare un'app authenticator (Google Authenticator Authy ecc.) che genera codici temporanei da inserire al login.

Nella pagina di login clicca su "Password dimenticata" e inserisci la tua email. Riceverai un link per impostare una nuova password. Il link ha una scadenza per motivi di sicurezza.

Sì se l'amministratore ha abilitato il login social puoi accedere con il tuo account Google o Microsoft senza dover creare una password separata.

I dati di ogni tenant sono completamente isolati. Theka utilizza un'architettura multi-tenant con schemi PostgreSQL separati: i dati di un'azienda non sono mai accessibili da un'altra. Nemmeno il team di Theka ha accesso ai vostri documenti. Lo storage dei file (S3, Wasabi) e i connettori AI sono configurati e di proprietà della vostra azienda — Theka non possiede né controlla i vostri bucket o le vostre chiavi API.

No. I file sono archiviati su storage di proprietà della vostra azienda (Amazon S3, Wasabi o compatibile) a cui solo voi avete le credenziali di accesso. Theka non ha accesso diretto ai vostri file. Quando l'AI analizza un documento, il testo viene inviato al provider AI configurato da voi (es. OpenAI, Anthropic) tramite le vostre chiavi API. Nessun dato transita sui nostri server né viene usato per addestrare modelli.

Sì, completamente. I connettori di storage (bucket S3) e i connettori AI (chiavi API OpenAI, Anthropic, ecc.) sono configurati dall'amministratore del vostro tenant con le credenziali della vostra azienda. Theka si limita a orchestrare le chiamate — le risorse e i costi sono interamente sotto il vostro controllo. Se smettete di usare Theka, i vostri file restano nel vostro bucket S3 e le vostre chiavi API continuano a funzionare indipendentemente.

Le credenziali di accesso allo storage e ai provider AI vengono cifrate con algoritmo Fernet (AES-128-CBC) prima di essere salvate nel database. Nessun operatore può leggerle in chiaro. Le chiavi di cifratura sono separate dal database e gestite tramite variabili d'ambiente sicure.

Theka è progettato con la privacy by design. L'isolamento dei dati per tenant, la cifratura delle credenziali, l'audit log completo di ogni accesso ai documenti e la possibilità di esportare o eliminare tutti i dati del tenant garantiscono la conformità alle normative europee sulla protezione dei dati (GDPR). Per dettagli consulta la nostra Privacy Policy e i Termini di Servizio.

Quando carichi un'immagine Theka genera automaticamente diverse varianti a dimensioni ottimizzate: miniatura piccola (150px) miniatura media (400px) e anteprima (1200px). Questo permette di mostrare le immagini velocemente nelle liste senza scaricare il file originale.

Gli slot immagine permettono di definire posizioni nominate per le immagini di un prodotto: vista frontale, vista laterale, sfondo trasparente ecc. L'amministratore configura gli slot per ogni tipo di documento. Puoi poi assegnare un'immagine a ogni slot.

Sì se le miniature non sono state generate correttamente o se i preset sono stati modificati puoi rigenerare le varianti dalla scheda del documento. Le nuove varianti sostituiranno quelle esistenti.

Sì Theka offre un'API REST completa per sistemi esterni. Puoi caricare documenti cercare per metadati o contenuto e interrogare l'AI tramite API. L'autenticazione avviene con API key del tenant.

L'external_id è un codice che il tuo sistema esterno assegna al documento (es. il numero fattura dell'ERP). Se carichi un documento con un external_id già esistente Theka crea automaticamente una nuova versione invece di duplicare il documento. Puoi anche cercare documenti per external_id.

Per default l'API key ha accesso completo. Ma puoi restringere i permessi usando gli header X-Dam-User-Id o X-Dam-Role-Slug per impersonare un utente o un ruolo specifico. In questo modo il sistema esterno vede solo ciò che quell'utente vedrebbe.

I piani e i limiti sono configurati dall'amministratore del sistema per ogni tenant. Contatta il supporto per informazioni sui piani disponibili e i relativi costi.

Il numero massimo di utenti è definito nel piano del tenant. Per aumentarlo contatta l'amministratore del sistema o apri un ticket di supporto nella sezione Fatturazione.