01
File frammentati.
Documentazione critica distribuita fra drive condivisi, caselle email, supporti rimovibili e cartelle locali, senza un punto di accesso unificato.
v1.1.10 · Knowledge Layer in betaDa archivio
Da archivio
a conoscenza.
// gestione documentale aziendale · wiki AI · WikiLM · chat RAG
Theka è la piattaforma SaaS di gestione documentale aziendale con AI integrata: centralizza contratti, schede tecniche, manuali e immagini in un archivio digitale versionato e tracciabile. L'AI estrae argomenti ricorrenti dai tuoi documenti e genera wiki autogenerate (WikiLM) con citazioni verificabili, mentre la chat RAG risponde a domande in linguaggio naturale citando le fonti. Versioning, workflow di approvazione, audit log e ricerca semantica — il tutto multi-tenant e GDPR-compliant.
topic-graph
14 connessioniattivo
// definizione
Cos'è Theka
Theka è un DAM (Digital Asset Management) italiano con knowledge layer AI. Pensato per PMI e organizzazioni con archivi documentali estesi (manifatturiero, servizi, multi-sede), trasforma la gestione documenti aziendali in una base di conoscenza navigabile: ogni argomento ricorrente diventa una wiki autogenerata, ogni affermazione AI è tracciabile alla fonte. Niente vendor lock-in: porti il tuo storage (S3, Azure, SharePoint, MinIO) e la tua chiave AI (OpenAI, Anthropic, Gemini, Mistral).
// il problemaDocumenti aziendali ovunque,
Documenti aziendali ovunque,
tranne dove servono.
I documenti aziendali oggi sono frammentati tra cartelle condivise, email, ERP, SharePoint e drive personali. Trovare l'ultima versione di un contratto, sapere quale certificato è ancora valido o estrarre informazioni da centinaia di pagine richiede ore di lavoro manuale. Senza un sistema centralizzato di gestione documentale, ogni nuovo dipendente perde settimane a capire dove cercare e cosa è autoritativo.
02
Versioni incerte.
Nessuna garanzia su quale sia la versione corrente di un documento. Bozze, revisioni e copie firmate convivono senza un ciclo di vita chiaro.
03
Tracciabilità assente.
Nessuna evidenza affidabile di chi ha letto, modificato, condiviso o approvato un documento — un rischio significativo in ottica di compliance.
// come funzionaTre passi per trasformare
Tre passi per trasformare
l'archivio in conoscenza.
Theka ti guida in tre passaggi: carichi i documenti nel tuo storage, l'intelligenza artificiale li analizza e genera wiki tematiche, poi puoi chiedere alla chat AI o navigare il grafo dei topic per trovare informazioni in secondi invece che in ore. Tutto resta nella tua infrastruttura, nel rispetto del GDPR.
01step
Caricamento.
I documenti vengono caricati via drag-and-drop, connettori (SharePoint, S3, Azure) o API. Theka li classifica automaticamente per categoria, progetto e direzione applicando il field schema definito.
- →PDF, DOCX, XLSX, immagini, scansioni
- →Versioning automatico
- →Custom field per categoria
02step
Analisi AI.
La pipeline AI estrae metadati, compila campi custom, genera riassunti ed embedding vettoriali. Il motore analizza i contenuti a livello profondo: OCR su scansioni, estrazione strutturata di tabelle e riconoscimento di immagini nei documenti. Ogni file diventa ricercabile semanticamente e contribuisce al knowledge layer.
- →OCR su scansioni
- →Estrazione tabelle + immagini
- →Indicizzazione vettoriale
03step
Collaborazione.
Workflow di approvazione configurabili, versioning granulare, notifiche al team e permessi multi-livello. Ogni utente accede esclusivamente ai contenuti per cui è autorizzato.
- →Approval workflow multi-stage
- →Audit log immutabile
- →Share-link controllati
// confrontoLa differenza,
La differenza,
in concreto.
Stesso contesto operativo, due modi opposti di gestirlo. Da una parte l'archivio aziendale tradizionale, dall'altra Theka.
prima
Senza Theka.
- ×Documenti dispersi tra drive condivisi, email e cartelle locali
- ×Versioni multiple in circolazione, nessuna autoritativa
- ×Ricerche full-text limitate al nome del file
- ×Conoscenza operativa nelle teste delle persone
- ×Approvazioni gestite via email senza tracciabilità
- ×Nessuna evidenza di chi ha letto, modificato, condiviso
- ×Per rispondere a una domanda servono ore di consultazione
dopo
Con Theka.
- ✓Archivio digitale unico, organizzato per categoria, progetto e Master Data
- ✓Versioning con status workflow chiaro (draft → final → signed)
- ✓Ricerca semantica vettoriale su contenuto, topic e claim
- ✓Wiki AI autogenerate (WikiLM) sui contenuti ricorrenti
- ✓Approval workflow multi-stage tracciato in audit log
- ✓Audit log immutabile su ogni accesso e modifica
- ✓Risposte immediate dalla chat AI con citazioni verificabili
// funzioniGestione documentale,
Gestione documentale,
Wiki AI, intelligenza artificiale,
governance.
Quattro aree del prodotto: archivio digitale aziendale (DAM), Wiki AI con chat RAG (WikiLM), configurazione granulare dei task di intelligenza artificiale per categoria, governance multi-tenant. Ognuna è approfondita in una pagina dedicata.
// 01 · DAMcore
Archivio digitale aziendale,
versioning, approvazioni.
La piattaforma di gestione documenti aziendali completa. Ogni documento è gestito come gruppo di versioni con uno status definito nel ciclo di vita (draft → review → approved → final → signed → archived). Workflow di approvazione configurabile con stage multipli, organizzazione su cartelle, progetti, tag e categorie con field schema personalizzato; riferimento a Master Data per clienti, fornitori, prodotti e altre entità di business.
Asset versioning
Approval workflow
Master data / Entità
Folder · Project · Tag
Custom fields
Share-link
// 02 · Wiki AI · WikiLMopzionale
Wiki autogenerate dai tuoi documenti.
Sul livello documentale, l'AI individua argomenti ricorrenti ed estrae affermazioni atomiche con la fonte. Per ogni argomento genera una wiki AI sintetica (WikiLM); gli stessi contenuti alimentano una chat RAG che risponde a domande citando i documenti d'origine. Sono inclusi grafo degli argomenti navigabile e ricerca semantica.
Wiki AI · WikiLM
Chat RAG con [N]
Topic graph
Ricerca semantica
Citazioni verificabili
Knowledge management
// 03 · AI configurabilecore
Task AI configurabili per categoria.
L'AI non è un blocco monolitico. Per ogni categoria di asset l'amministratore stabilisce quali task abilitare e con quale modello: estrazione metadati, compilazione campi custom, riassunto, OCR, estrazione tabelle e immagini dai documenti, embedding, sintesi knowledge. I provider AI (OpenAI, Anthropic, Gemini, Mistral) sono gestiti come connettori, con override per categoria, deprecation tracking sui modelli e monitoraggio dei costi token tramite Knowledge stats.
extract_metadata
fill_custom_fields
generate_summary
ocr · tabelle · immagini
override per categoria
cost cap + monitoring
// 04 · Sicurezzacore
Sicurezza multi-tenant, ruoli, audit.
Architettura multi-tenant con storage isolato per organizzazione, ruoli DAM con permessi granulari (view, edit, manage; admin, audit view) e audit log immutabile su workflow, system event e user action. Autenticazione a due fattori opzionale, SSO via Microsoft e Google OAuth. Il workflow di approvazione è uno strumento di compliance documentale, oltre che operativo.
Multi-tenant
Roles + permessi
Audit log
MFA
SSO Microsoft + Google
Approval governance
Manifatturiero/Studi professionali/Multi-sede/R&D/Pubblica amministrazione/Dati in UE/Multi-tenant isolato/Manifatturiero/Studi professionali/Multi-sede/R&D/Pubblica amministrazione/Dati in UE/Multi-tenant isolato/
// numeriL'architettura
L'architettura
in cifre.
Sintesi della copertura funzionale del prodotto. Numeri reali della codebase, non valori di marketing.
17
Connettori
Storage, AI, SSO, search, ERP, webhook — già implementati e in produzione.
8
Task AI configurabili
OCR, estrazione tabelle, estrazione immagini, metadati, summary, fill custom fields, embedding, knowledge synthesis.
6
Status workflow
draft → review → approved → final → signed → archived.
100%
Citazioni verificabili
Ogni claim della wiki e ogni risposta della chat è tracciata fino al documento sorgente.
// privacy & sicurezzaI tuoi dati
I tuoi dati
restano tuoi.
La sicurezza non è una funzionalità aggiuntiva di Theka, ma un principio progettuale. Quattro pilastri costanti, indipendenti dalla configurazione AI o dal piano scelto.
01
Isolamento totale.
Architettura multi-tenant con storage segregato. I dati di un'organizzazione non sono accessibili da un altro tenant in nessuna circostanza.
02
Proprietà dei dati.
I documenti restano nella piena disponibilità del proprietario. Esportazione completa e cancellazione definitiva sono disponibili in qualsiasi momento.
03
AI sotto controllo.
Le funzionalità di intelligenza artificiale sono opzionali e configurabili per categoria. Nessun dato viene trasmesso a provider esterni senza un'attivazione esplicita.
04
Tracciabilità completa.
Audit log immutabile su ogni azione documentale e su ogni interazione con la chat AI: utente, momento, contesto, sempre verificabili.
// a chi si rivolgePer organizzazioni
Per organizzazioni
con archivi documentali estesi.
Theka è progettato per organizzazioni con patrimonio documentale strategico e team che devono accedere a informazioni affidabili rapidamente: studi tecnici e di consulenza, aziende manifatturiere con certificazioni e schede prodotto, retailer e wholesale con cataloghi articolati, multi-sede con normative locali. Se il tuo archivio cresce più velocemente della tua capacità di organizzarlo, sei nel posto giusto.
Schede prodotto e certificati.
Aziende con centinaia di codici prodotto, ciascuno corredato da datasheet, certificati, manuali e revisioni di collaudo, distribuiti su cartelle e reparti differenti.
applicazione tipica
Ogni codice prodotto è gestito come Topic con relativa wiki sintetica; datasheet, certificazioni, manuali e collaudi figurano come fonti citate. Il prodotto è registrato come Master Data, le revisioni come versioni dell'asset.Fascicoli e clienti.
Studi legali, società di consulenza e agenzie con un parco clienti articolato. La documentazione operativa (contratti, mandati, comunicazioni) tende ad accumularsi nel tempo e a perdere accessibilità in caso di turn-over.
applicazione tipica
Il cliente è registrato come Entity. La wiki ne riassume lo storico operativo; la chat fornisce risposte puntuali su pratiche aperte, scadenze e referenti, sempre con citazioni ai documenti di riferimento.Conoscenza condivisa, accesso governato.
Organizzazioni con più filiali o reparti operativi distinti, in cui lo stesso fornitore, cliente o procedura è documentato da prospettive diverse (es. acquisti, qualità, logistica).
applicazione tipica
Lo stesso Topic aggrega documenti provenienti da reparti diversi e ciascun claim mantiene il riferimento alla fonte di origine. I permessi granulari regolano la visibilità per ruolo e per area.// lessicoGlossario
Glossario
essenziale.
Termini chiave del prodotto e dell'ecosistema. Una breve definizione per orientarsi tra DAM, knowledge layer AI, RAG, embedding semantici e gestione documentale moderna.
- DAM — Digital Asset Management
- Piattaforma per organizzare, versionare, ricercare e proteggere asset digitali aziendali (documenti, immagini, file tecnici). In Italia spesso chiamato anche software di gestione documentale o archivio digitale aziendale.
- Knowledge Layer
- Strato di estrazione AI sopra al DAM. Individua argomenti ricorrenti (topic) ed estrae affermazioni atomiche con la fonte (claim). Alimenta wiki autogenerate e chat con citazioni.
- WikiLM
- Wiki autogenerata da un Language Model. Per ogni argomento ricorrente nell'archivio aziendale viene composta una pagina sintetica — riassunto, claim, citazioni — che si aggiorna in modo incrementale al variare dei documenti.
- RAG — Retrieval Augmented Generation
- Tecnica che combina ricerca semantica e generazione AI. Il sistema cerca le informazioni rilevanti nei documenti aziendali, le passa al modello linguistico e produce una risposta citando le fonti — senza inventare.
- Embedding semantici
- Rappresentazioni vettoriali del contenuto di un documento. Permettono di trovare file simili a livello di significato, anche se non condividono parole chiave letterali — abilitano la ricerca semantica.
- Topic graph
- Visualizzazione force-directed degli argomenti estratti dall'archivio e delle loro connessioni. Ogni nodo è un topic, ogni arco una relazione desunta dai documenti. Utile per navigare la conoscenza aziendale.
- Master Data
- Anagrafiche di business (clienti, fornitori, prodotti, persone) modellate come Entity con field schema personalizzato. Gli asset documentali vi si collegano per costruire una memoria aziendale strutturata.
- Audit log
- Registro immutabile delle azioni svolte nella piattaforma: chi ha letto, modificato, scaricato, condiviso o approvato un documento, e quando. Pilastro della compliance documentale e del controllo accessi.
// FAQDomande
Domande
frequenti.
L'AI può inventare cose? Come verifico?+
Ogni claim della wiki e ogni risposta della chat hanno citazioni cliccabili che linkano al documento sorgente. Se non c'è una fonte verificabile, la frase non viene generata.
Posso usare Theka senza il knowledge layer?+
Sì. Il knowledge layer è un modulo opzionale. Disattivato, Theka resta un DAM completo con asset, versioni, approvazioni, master data, audit. I dati estratti in precedenza restano salvati: se riattivi, riparti da dove eri.
Posso scegliere quale modello AI usare per ogni categoria?+
Sì. Ogni Categoria può avere i suoi task AI configurati indipendentemente: quali abilitare (extract metadata, OCR, summary, embedding, knowledge…), con quale provider e modello. Override per categoria sopra ai default del tenant.
Come funziona il workflow di approvazione?+
Per ogni Asset Type definisci stage di approvazione e modalità (all = tutti devono approvare, any = basta uno, sequential = in ordine). Le decisioni possibili sono approve, reject, request_changes. Il tutto tracciato in audit log.
Dove vivono i dati?+
Storage isolato per tenant. I documenti restano sotto tuo controllo: puoi esportarli o cancellarli in qualunque momento, e il knowledge layer si aggiorna di conseguenza.
Si integra con SSO?+
Sì, via OAuth Microsoft e Google (sia per login utente sia per connessione organization). MFA disponibile come opzione.
// contattoValutiamo Theka
Valutiamo Theka
sul vostro archivio.
Una call di 30 minuti per una demo guidata e una valutazione preliminare di idoneità al vostro contesto operativo.