File sparsi
Documenti importanti divisi fra drive, caselle email e cartelle locali, senza un punto di accesso unico e senza una ricerca che li trovi tutti.
Novità: firma elettronica e conoscenza condivisa
L'archivio aziendale che risponde, con la pagina esatta.
Theka è la gestione documentale con AI per le aziende con molti documenti: contratti, schede tecniche, manuali, certificati, foto di prodotto. Li legge tutti, anche tabelle e immagini, e ti risponde citando documento e pagina.
- Dati in UE
- Porta il tuo storage
- Porta la tua chiave AI
- Permessi su ogni risposta
Wiki · Pompa P200
Argomento · prodotto
Pompa P200
Pompa centrifuga in acciaio inox per impianti alimentari. Lavora fino a 6 bar1 e va revisionata ogni 12 mesi2.
- Certificata per il contatto con alimenti (MOCA)3
- Sostituisce la P150 dal 20251
PDF
Scheda tecnica P200.pdf
pagina 4 · «pressione massima di esercizio 6 bar»
pagina 4 · «pressione massima di esercizio 6 bar»
Da verificare: il titolo del manuale dice «P210», il contenuto descrive la P200.
Cos'è Theka
Theka è un software italiano di gestione documentale aziendale (DAM) con intelligenza artificiale. Raccoglie i documenti in un archivio versionato con permessi e approvazioni, li legge (testo, tabelle, immagini, scansioni) e li rende ricercabili per significato. Sugli argomenti ricorrenti genera wiki con citazioni verificabili. Funziona con il tuo storage (S3, SharePoint, MinIO, SFTP) e con il modello AI che preferisci.
Il problema
Documenti ovunque, tranne dove servono.
In molte aziende i documenti sono sparsi fra cartelle condivise, email, SharePoint, gestionale e computer personali. Trovare l'ultima versione di un contratto, sapere quale certificato è ancora valido o recuperare un dato da un manuale di cento pagine richiede ore. E chi arriva in azienda passa settimane a capire dove cercare e quale documento fa fede.
Versioni incerte
Bozze, revisioni e copie firmate convivono: nessuno è sicuro di quale sia la versione corrente, né di chi l'abbia approvata.
Nessuna traccia
Chi ha letto, modificato, scaricato o condiviso un documento? Senza un registro affidabile la conformità diventa un rischio.
Il prodotto
Tre cose, fatte bene.
Un archivio ordinato, una conoscenza che si costruisce da sola, un controllo completo su chi vede cosa.
Archivio documentale
Ogni documento con le sue versioni, il suo stato e la sua storia.
- Versioni e ciclo di vita (bozza → firmato)
- Approvazioni a più passaggi
- Categorie, tipi, campi su misura
- Clienti, fornitori, prodotti come anagrafiche
Conoscenza dai documenti
Theka trova gli argomenti che ricorrono e ne scrive la wiki.
- Fatti estratti con documento e pagina
- Contraddizioni fra documenti segnalate
- Chat che risponde citando le fonti
- Condivisa o riservata, per categoria
Controllo e sicurezza
Ogni ricerca e ogni risposta rispettano i permessi di chi chiede.
- Ruoli e permessi per categoria
- Registro di ogni azione
- SSO Microsoft e Google, MFA
- Firma elettronica integrata
Come funziona
Carichi. Theka legge. Tu chiedi.
- 01
Carichi o colleghi
Trascini i file, colleghi SharePoint, S3 o una cartella SFTP, o li mandi via API dal tuo gestionale. Anche migliaia di documenti insieme, con stima di tempi e costi prima di partire.
PDFOfficeImmaginiScansioni - 02
Theka legge tutto
Testo, tabelle, grafici e foto, con l'OCR dove serve. Compila i campi, scrive il riassunto, trova gli argomenti e segnala quando contenuto e titolo non tornano.
OCRTabelleImmaginiClassificazione - 03
Trovi e chiedi
Cerchi con parole tue, non con il nome del file. La risposta arriva con documento e pagina, e solo dai documenti che puoi aprire.
Ricerca per significatoChatWiki
La differenza
Lo stesso archivio, due modi di viverlo.
Da una parte l'archivio aziendale tradizionale fatto di cartelle ed email, dall'altra un software di gestione documentale che conosce il contenuto dei documenti.
Senza Theka
- Documenti dispersi fra drive condivisi, email e cartelle locali
- Più versioni in circolazione, nessuna sicuramente valida
- Ricerca solo per nome del file
- La conoscenza sta nella testa delle persone
- Approvazioni via email, senza traccia
- Firme raccolte a mano e documenti firmati da riarchiviare
- Per rispondere a una domanda servono ore
Con Theka
- Un archivio digitale unico, per categoria, progetto, cliente e prodotto
- Versioni con uno stato chiaro, dalla bozza al firmato
- Ricerca per significato dentro testo, tabelle e immagini
- Wiki generate dai documenti, con le citazioni
- Approvazioni a più passaggi, registrate
- Firma elettronica nel documento, con il PDF firmato già archiviato
- La risposta in pochi secondi, con documento e pagina
Ricerca e AI
Non una lista di file. La frase che cercavi.
Theka combina sette segnali (parole, significato, clienti, progetti, argomenti) e ti mostra il passaggio giusto, con la pagina.
- Trova anche quando non usi le stesse parole del documento
- Legge i numeri dentro le tabelle e i dati dei grafici
- Ogni risultato rispetta i permessi: nessuno vede quello che non deve
a quanti bar arriva la pompa P200?
Scheda tecnica P200
Schede tecniche · PDF · versione 3, corrente
…pressione massima di esercizio 6 bar a 20 °C…p. 4
…tabella prestazioni: portata 12 m³/h a 6 bar…p. 7
Manuale di installazione P200
Manuali · PDF
…non superare la pressione di 6 bar in fase di collaudo…p. 12
Argomento correlato: Pompa P200
3 fatti da 4 documenti
Novità
Cosa è arrivato di recente.
Aggiornamenti continui, pensati con chi usa Theka ogni giorno. Il dettaglio è nelle note di rilascio.
Firma elettronica nel documento
Invii un documento da firmare a più persone, in ordine, e il PDF firmato torna nell'archivio da solo.
Conoscenza condivisa o riservata
Per ogni categoria scegli se i suoi fatti entrano nella conoscenza di tutta l'azienda o restano a chi può aprire i documenti.
«Da verificare»
Se il contenuto di un documento contraddice titolo, tipo o categoria, Theka lo segnala: lo correggi o lo archivi come falso allarme.
Grandi archivi, senza sorprese
Migliaia di file in lotti: stima prima di partire, pausa, ripresa e nuovo tentativo solo su quelli falliti.
Tabelle, grafici e immagini
Theka legge i dati dentro tabelle e grafici e descrive le foto, così anche quelle informazioni si trovano e si citano.
API per PIM ed ERP
Il tuo catalogo prodotti o il gestionale leggono e scrivono in Theka con una chiave dedicata e link ai file a scadenza.
AI sotto controllo
L'AI la scegli tu. E sai quanto costa.
Theka non ti lega a un fornitore: usi la tua chiave OpenAI, Anthropic, Gemini o Mistral e decidi dove e quanto lavorare.
Modello per categoria
Un modello economico per le fatture, uno più capace per i contratti.
Tre livelli di lettura
Base, standard o completo: più profondità solo dove serve.
Tetti giornalieri
Limiti di spesa per la knowledge e per immagini e tabelle. Arrivati al limite, il lavoro riprende la notte.
Stima prima di partire
Prima di un'elaborazione di massa vedi quanti documenti, quanto tempo e quanti token.
Sicurezza
I tuoi documenti restano tuoi.
La sicurezza è nel modo in cui Theka è costruito, non in un modulo a parte.
Spazi separati
Ogni azienda ha il suo spazio dati separato dagli altri.
Il tuo storage
I file possono stare nel tuo S3, SharePoint o MinIO. Esporti e cancelli quando vuoi.
Permessi ovunque
Ricerca, chat e wiki mostrano solo ciò che l'utente può aprire.
Tutto registrato
Chi ha caricato, approvato, scaricato, firmato. Sempre verificabile.
Per chi è
Per chi ha tanti documenti e poco tempo per cercarli.
Manifatturiero
Schede tecniche, certificati, manuali e collaudi per centinaia di codici prodotto.
Ogni prodotto ha la sua wiki: scheda, certificato e manuale sono le fonti citate.
Studi e servizi
Contratti, mandati e pratiche che si accumulano negli anni e si perdono a ogni cambio di persona.
«Quando scade il contratto con il cliente X?» Risposta con la clausola e la pagina.
Più sedi, più reparti
Lo stesso fornitore visto da acquisti, qualità e logistica.
Una sola conoscenza, permessi diversi: ciascuno vede quello che deve.
Glossario
Le parole della gestione documentale, spiegate.
Una definizione breve per orientarsi fra DAM, archivio digitale, ricerca semantica, RAG e firma elettronica.
- Gestione documentale (DAM)
- Il software che organizza, versiona, ricerca e protegge i documenti di un'azienda. DAM sta per Digital Asset Management; in italiano si dice anche archivio digitale aziendale.
- Archivio digitale
- L'insieme dei documenti aziendali in formato elettronico, con versioni, permessi e storico. È la base su cui lavorano ricerca, approvazioni e firma.
- Ricerca semantica
- Una ricerca per significato: trova il documento giusto anche se non contiene le parole esatte della domanda, grazie agli embedding.
- RAG
- Retrieval Augmented Generation: l'AI prima cerca i passaggi rilevanti nei tuoi documenti, poi risponde usando solo quelli e citandoli.
- Knowledge aziendale
- I fatti estratti dai documenti e raggruppati per argomento: prodotti, clienti, fornitori, procedure. Ogni fatto porta con sé documento e pagina da cui viene.
- Wiki generata
- Una pagina di sintesi su un argomento, scritta dall'AI a partire dai fatti e aggiornata quando cambiano i documenti.
- OCR
- Il riconoscimento del testo nelle scansioni e nelle foto, che rende ricercabili anche i documenti cartacei digitalizzati.
- Firma elettronica semplice (SES)
- Una firma elettronica con valore legale per molti documenti aziendali: si invia il documento, i firmatari firmano online, il PDF firmato torna nell'archivio.
- Anagrafiche (Master Data)
- Clienti, fornitori, prodotti e persone con i loro campi. I documenti si collegano alle anagrafiche per costruire una memoria aziendale ordinata.
- Audit log
- Il registro di chi ha visto, modificato, scaricato, condiviso, approvato o firmato un documento, e quando.
Domande frequenti
Le domande che ci fanno sempre.
L'AI può inventare le risposte?
Ogni risposta e ogni frase della wiki portano la citazione al documento e alla pagina. Se una fonte non c'è, la frase non viene scritta.
Chi vede cosa?
Ricerca, chat e wiki rispettano sempre i permessi: un utente non trova e non legge documenti che non potrebbe aprire.
Posso usare Theka senza la parte AI?
Sì. La knowledge è un modulo: senza, Theka resta un archivio documentale completo con versioni, approvazioni, anagrafiche e firma.
Dove stanno i miei dati?
In UE. I file possono restare nel tuo storage (S3, SharePoint, MinIO, SFTP) e puoi esportarli o cancellarli in qualsiasi momento.
Quanto costa l'AI?
Usi la tua chiave del fornitore AI. Scegli il modello per categoria, imposti i tetti giornalieri e vedi la stima prima di ogni elaborazione di massa.
Come funziona il workflow di approvazione?
Per ogni tipo di documento definisci i passaggi di approvazione e chi approva: tutti, almeno uno o in ordine. Ogni decisione (approvato, respinto, da modificare) resta nel registro.
Theka legge anche le scansioni e le foto?
Sì. Le pagine scansionate passano dall'OCR, le immagini vengono descritte e i dati di tabelle e grafici vengono estratti: tutto diventa ricercabile e citabile.
Si integra con il mio gestionale?
Sì, con le API: il PIM o l'ERP possono caricare e leggere documenti, con permessi dedicati alla chiave di accesso.
Continua
Le altre parti di Theka.
Gestione documentale Versioni, approvazioni, anagrafiche.Knowledge e wiki Fatti, argomenti, chat con le fonti.Ricerca e AI Lettura dei documenti, modelli, costi.Firma elettronica Firma semplice dentro il documento.Integrazioni Storage, AI, SSO, ricerca, API.Sicurezza Permessi, registro, dati in UE.Prezzi Tre piani a canone per organizzazione.
// contatto
Vediamolo sui tuoi documenti.
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