Scegli il documento
La firma è un passo del flusso del documento: parte da sola quando le approvazioni precedenti sono chiuse, o quando la avvii tu.
Firma elettronica
Firma elettronica dei documenti, dentro l'archivio.
Mandi un documento in firma senza uscire da Theka: scegli chi firma e in che ordine, indichi dove, e il PDF firmato torna nell'archivio da solo, legato alla sua versione e alle sue approvazioni.
Ordine d'acquisto 2026-114 · in firma1 di 3 firmate
- 1firmatoUfficio acquisti
- 2in firmaDirettore generale
- 3in attesaFornitore
Pagina 3 · riquadro firma del Direttore generale
Come funziona
Quattro passi, nessun file che gira per email.
Posiziona le firme
Indichi dove firma ciascuno: sui campi firma del PDF, se ci sono, o in un punto preciso della pagina.
Invia ai firmatari
Theka manda l'invito a ciascuno, nell'ordine che hai deciso. Il firmatario non ha bisogno di un account.
Archivia il firmato
A firme complete il PDF firmato torna nell'archivio come allegato della stessa versione, e il passo si chiude.
Nel flusso del documento
La firma arriva dopo le approvazioni giuste.
Nel tipo di documento la firma è un passo come gli altri: prima la revisione, poi il via libera, poi la firma. Finché un documento è in firma non si può saltare avanti, e la versione firmata resta quella di riferimento.
- Stesso flusso per firma elettronica e firma a mano scansionata
- Il documento firmato è un allegato della versione, non una copia scollegata
- Invio, firme e rifiuti restano nello storico del documento
I dettagli
Pensata per come si firma davvero.
Ordine dei firmatari
Firme in sequenza o a gruppi: il gruppo successivo riceve l'invito quando il precedente ha finito.
Rifiuto e ripartenza
Se un firmatario rifiuta, la pratica si chiude; si riapre o si riparte da capo con un clic.
Scadenze
Le pratiche oltre la scadenza vengono chiuse; lo stato di tutte le altre si aggiorna da solo ogni pochi minuti.
Copia per ciascuno
A firma completata ogni firmatario riceve l'avviso e scarica il documento firmato con il suo link personale.
Controllo
Chi ha firmato, cosa e quando.
Ogni pratica di firma lascia una traccia completa nell'archivio: utile per le verifiche interne e per la conformità.
Storico completo
Invio, firma di ciascun firmatario e rifiuto, con data e ora, nello storico del documento.
Documento bloccato
Finché la pratica è aperta, il documento non può passare allo stato successivo.
Link personali
Ogni firmatario scarica la sua copia con un link solo suo.
Domande frequenti
Sulla firma elettronica.
Che tipo di firma è?
È una firma elettronica semplice (SES): ha valore legale ed è adatta a gran parte dei documenti aziendali, come ordini, contratti commerciali, verbali e accettazioni.
I firmatari devono registrarsi?
No. Ricevono un invito via email e firmano online dal proprio dispositivo.
Posso firmare anche a mano?
Sì. Una copia firmata a mano e scansionata chiude lo stesso passo del flusso, come la firma elettronica.
Dove finisce il documento firmato?
Nell'archivio, come allegato della versione firmata: resta legato al documento originale, alle sue approvazioni e al registro delle azioni.
Continua
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