Termini e Condizioni di Utilizzo di Theka

Ultimo aggiornamento: 4 aprile 2026

I presenti Termini e Condizioni ("Termini") disciplinano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma Theka ("Piattaforma", "Servizio"), una soluzione di Digital Asset Management erogata in modalità Software-as-a-Service (SaaS) e accessibile tramite browser web.

Utilizzando la Piattaforma, l'Utente dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente i presenti Termini. In caso di mancata accettazione, l'Utente è tenuto a cessare immediatamente l'utilizzo del Servizio.

1. Definizioni

• Titolare: il soggetto giuridico che eroga il Servizio Theka e che agisce in qualità di Titolare del trattamento dei dati, come identificato nelle informative privacy della Piattaforma.
• Tenant: l'organizzazione (azienda, ente, professionista) che sottoscrive il Servizio e dispone di un proprio ambiente isolato all'interno della Piattaforma.
• Amministratore del Tenant: la persona fisica designata dal Tenant per configurare e gestire il proprio ambiente, inclusi utenti, ruoli, categorie e integrazioni.
• Utente: qualsiasi persona fisica che accede alla Piattaforma tramite credenziali fornite dall'Amministratore del Tenant.
• Contenuti: tutti i file, documenti, immagini, dati, metadati e qualsiasi altro materiale caricato, generato o elaborato dall'Utente o dal Tenant all'interno della Piattaforma.
• Funzionalità AI: le funzionalità basate su intelligenza artificiale offerte dalla Piattaforma, tra cui analisi automatica dei documenti, estrazione di dati strutturati, generazione di riassunti, suggerimento di tag e chat conversazionale.

2. Oggetto del Servizio

Theka è una piattaforma di Digital Asset Management che consente ai Tenant di:

• Caricare, organizzare e archiviare file digitali di qualsiasi formato;
• Classificare i documenti per categoria, tipologia, direzione (attivo, passivo, interno), soggetto e progetto;
• Gestire il versionamento dei documenti con workflow di stato (bozza, revisione, approvazione, finale, firma, archiviazione);
• Assegnare numeri di protocollo ufficiali e immutabili;
• Configurare workflow di approvazione con assegnatari, fasi e scadenze;
• Effettuare ricerche testuali, per filtri e semantiche sui contenuti archiviati;
• Utilizzare funzionalità di intelligenza artificiale per l'analisi automatica dei contenuti;
• Interagire con una chat AI per interrogare i propri documenti;
• Gestire permessi di accesso su più livelli (ruolo, categoria, singolo documento);
• Generare automaticamente varianti immagine a diverse dimensioni (miniature, anteprime);
• Organizzare le immagini di un prodotto tramite slot nominati (viste prodotto);
• Integrare sistemi esterni (ERP, CRM, e-commerce) tramite API REST documentate;
• Collegare e integrare storage esterni (ad esempio Amazon S3, DigitalOcean Spaces).

3. Registrazione e Account

3.1 L'accesso alla Piattaforma richiede la creazione di un account tramite credenziali (email e password) o tramite provider di autenticazione esterni (Single Sign-On), ove configurati dall'Amministratore del Tenant.

3.2 L'Utente è responsabile della custodia delle proprie credenziali di accesso e di ogni attività svolta tramite il proprio account. L'Utente si impegna a notificare tempestivamente al proprio Amministratore qualsiasi accesso non autorizzato o sospetto.

3.3 Il Titolare si riserva il diritto di sospendere o disattivare account che risultino in violazione dei presenti Termini, previa comunicazione al Tenant interessato salvo casi di urgenza.

4. Obblighi dell'Utente

L'Utente si impegna a:

• Utilizzare la Piattaforma esclusivamente per finalità lecite e conformi ai presenti Termini;
• Non caricare Contenuti che violino diritti di proprietà intellettuale di terzi, norme vigenti, ordine pubblico o buon costume;
• Non caricare materiale contenente malware, virus o codice malevolo;
• Non tentare di accedere a dati o ambienti di altri Tenant;
• Non effettuare operazioni volte a compromettere la sicurezza, la disponibilità o le prestazioni della Piattaforma;
• Non utilizzare strumenti automatizzati (bot, scraper) per accedere alla Piattaforma al di fuori delle API ufficiali documentate;
• Rispettare i limiti di utilizzo previsti dal piano sottoscritto dal proprio Tenant.

5. Proprietà dei Contenuti

5.1 Tutti i Contenuti caricati sulla Piattaforma restano di esclusiva proprietà del Tenant che li ha inseriti. Il Titolare non acquisisce alcun diritto di proprietà, licenza o utilizzo sui Contenuti, fatta eccezione per quanto strettamente necessario all'erogazione del Servizio.

5.2 Il Tenant concede al Titolare una licenza limitata, non esclusiva e revocabile per elaborare i Contenuti al solo fine di erogare le funzionalità della Piattaforma (indicizzazione, ricerca, analisi AI, generazione di anteprime).

5.3 I Contenuti non vengono in alcun caso utilizzati dal Titolare per addestrare modelli di intelligenza artificiale, per finalità statistiche aggregate o per scopi diversi dall'erogazione del Servizio al Tenant proprietario.

6. Funzionalità di Intelligenza Artificiale

6.1 La Piattaforma offre funzionalità basate su intelligenza artificiale, tra cui: analisi automatica dei documenti, estrazione di dati strutturati (date, importi, scadenze, parti coinvolte), generazione di riassunti, suggerimento di tag, descrizione di immagini, ricerca semantica per significato e chat conversazionale (RAG) che consente di interrogare i propri documenti in linguaggio naturale con citazioni alle fonti.

6.2 Le funzionalità AI sono configurabili dall'Amministratore del Tenant a livello di categoria documentale e possono essere impostate come automatiche, manuali o disabilitate.

6.3 I risultati prodotti dall'intelligenza artificiale sono forniti a titolo indicativo e non costituiscono consulenza professionale di alcun tipo (legale, fiscale, finanziaria o di altra natura). L'Utente è tenuto a verificare l'accuratezza dei dati estratti dall'AI prima di fare affidamento su di essi per decisioni aziendali o legali.

6.4 Tutti i dati generati dall'AI sono contrassegnati come tali all'interno della Piattaforma. L'Utente può in qualsiasi momento correggere, modificare o eliminare le informazioni generate automaticamente.

6.5 Il Titolare non garantisce la completezza, l'esattezza o l'adeguatezza dei risultati prodotti dall'AI e declina ogni responsabilità per danni derivanti dall'utilizzo di tali risultati senza adeguata verifica umana.

6.6 Per l'erogazione delle funzionalità AI, la Piattaforma potrebbe avvalersi di servizi di terze parti (fornitori di modelli di linguaggio). I Contenuti inviati a tali servizi sono trasmessi in forma cifrata, limitati alle porzioni strettamente necessarie e non vengono utilizzati dai fornitori per l'addestramento dei propri modelli, in conformità con gli accordi di trattamento dati in essere.

7. Isolamento dei Dati e Multi-Tenancy

7.1 La Piattaforma opera in architettura multi-tenant con isolamento completo dei dati a livello di database. Ogni Tenant dispone di un proprio schema separato: i dati, i file, le configurazioni, gli utenti e i ruoli di un Tenant non sono in alcun modo accessibili da altri Tenant.

7.2 Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire l'isolamento e la riservatezza dei dati di ciascun Tenant, in conformità con le normative applicabili in materia di protezione dei dati personali.

8. API e Integrazioni con Sistemi Esterni

8.1 La Piattaforma mette a disposizione API REST documentate che consentono a sistemi esterni (gestionali, CRM, e-commerce, agenti AI) di caricare documenti, effettuare ricerche e interrogare l'intelligenza artificiale in modo programmatico.

8.2 L'accesso alle API avviene tramite chiavi API specifiche per Tenant. Il Tenant è responsabile della custodia e dell'uso delle proprie chiavi API e di ogni operazione effettuata tramite esse.

8.3 Il Titolare si riserva il diritto di applicare limiti di frequenza (rate limiting) alle chiamate API per garantire la stabilità del Servizio.

9. Sospensione del Servizio

9.1 Il Titolare si riserva il diritto di sospendere l'accesso al Servizio per un Tenant in caso di: mancato pagamento, violazione dei presenti Termini, utilizzo improprio della Piattaforma o per ordine dell'autorità competente.

9.2 Durante il periodo di sospensione, i dati del Tenant restano archiviati e non vengono cancellati. Il Tenant non potrà accedere alla Piattaforma fino alla riattivazione.

9.3 La sospensione può essere temporanea (con data di riattivazione automatica) o a tempo indeterminato. In entrambi i casi, il Tenant sarà informato tramite i canali di comunicazione configurati.

10. Disponibilità del Servizio

10.1 Il Titolare si impegna a garantire la disponibilità della Piattaforma con un uptime obiettivo del 99,5% su base mensile, calcolato escludendo le finestre di manutenzione programmata.

10.2 Il Titolare si riserva il diritto di sospendere temporaneamente il Servizio per manutenzione programmata, aggiornamenti o interventi di emergenza, dandone comunicazione con ragionevole preavviso ove possibile.

10.3 Il Titolare non è responsabile per interruzioni del Servizio dovute a cause di forza maggiore, guasti dell'infrastruttura di terze parti (provider di hosting, reti di telecomunicazione), attacchi informatici o circostanze al di fuori del proprio ragionevole controllo.

11. Sicurezza

11.1 Il Titolare adotta misure di sicurezza conformi alle best practice del settore, tra cui:

• Crittografia dei dati in transito (TLS/SSL);
• Autenticazione sicura con supporto all'autenticazione a più fattori (MFA);
• Sistema di permessi granulare su più livelli (ruolo, categoria, singolo documento);
• Registrazione completa di ogni azione (audit trail) accessibile agli Amministratori;
• Cifratura delle credenziali di accesso ai connettori esterni (storage e AI) con algoritmo Fernet (AES-128-CBC), con chiavi di cifratura separate dal database;
• Protezione dei documenti firmati contro modifiche e cancellazioni non autorizzate;
• Backup periodici dei dati.

11.2 L'Utente è responsabile della sicurezza del proprio dispositivo e della propria rete di accesso. Il Titolare non risponde di accessi non autorizzati derivanti dalla compromissione delle credenziali dell'Utente per cause non imputabili al Titolare.

12. Proprietà Intellettuale

12.1 La Piattaforma, il suo codice sorgente, il design, i marchi, i loghi e la documentazione sono di esclusiva proprietà del Titolare e sono protetti dalle leggi vigenti in materia di proprietà intellettuale e industriale.

12.2 I presenti Termini non conferiscono all'Utente o al Tenant alcun diritto di proprietà intellettuale sulla Piattaforma, ma esclusivamente un diritto di utilizzo limitato, non esclusivo e non trasferibile per la durata del contratto.

13. Limitazione di Responsabilità

13.1 La Piattaforma è fornita "così com'è" (as is) e "come disponibile" (as available). Il Titolare non rilascia garanzie esplicite o implicite circa l'idoneità della Piattaforma a specifici scopi del Tenant, salvo quanto espressamente previsto nel contratto di servizio.

13.2 In nessun caso il Titolare sarà responsabile per danni indiretti, incidentali, speciali, consequenziali o punitivi, inclusi ma non limitati a perdita di profitti, perdita di dati, interruzione dell'attività o perdita di opportunità commerciali, derivanti dall'utilizzo o dall'impossibilità di utilizzo della Piattaforma.

13.3 La responsabilità complessiva del Titolare nei confronti del Tenant per qualsiasi reclamo derivante dai presenti Termini non potrà in alcun caso eccedere l'importo corrisposto dal Tenant per il Servizio nei dodici (12) mesi precedenti l'evento che ha dato origine al reclamo.

14. Trattamento dei Dati Personali

14.1 Il trattamento dei dati personali è disciplinato dalla Privacy Policy e dalla Cookie Policy della Piattaforma, che costituiscono parte integrante dei presenti Termini.

14.2 Il Titolare tratta i dati personali in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale di attuazione. Per i Contenuti caricati dal Tenant che contengano dati personali di terzi, il Tenant agisce in qualità di Titolare del trattamento e il fornitore della Piattaforma in qualità di Responsabile del trattamento, secondo quanto previsto dall'apposito Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA).

14.3 L'Utente prende atto che l'utilizzo delle funzionalità AI può comportare il trattamento automatizzato di dati contenuti nei Contenuti caricati, nel rispetto delle finalità e delle garanzie previste dalla normativa vigente.

15. Durata e Recesso

15.1 I presenti Termini hanno efficacia dalla data di accettazione e restano in vigore per tutta la durata dell'utilizzo della Piattaforma da parte dell'Utente.

15.2 Il Tenant può recedere dal Servizio in qualsiasi momento secondo le modalità previste dal proprio contratto di servizio. Al momento del recesso, il Tenant avrà diritto a esportare i propri Contenuti entro trenta (30) giorni dalla cessazione del Servizio.

15.3 Decorso il termine di cui al punto 15.2, il Titolare procederà alla cancellazione definitiva di tutti i Contenuti e dei dati del Tenant, inclusi gli schemi di database, i file archiviati e i dati derivati dall'elaborazione AI.

16. Modifiche ai Termini

16.1 Il Titolare si riserva il diritto di modificare i presenti Termini in qualsiasi momento. Le modifiche saranno comunicate agli Utenti tramite la Piattaforma o all'indirizzo email associato all'account con almeno trenta (30) giorni di preavviso.

16.2 L'utilizzo continuato della Piattaforma dopo la comunicazione delle modifiche costituisce accettazione implicita dei nuovi Termini. In caso di disaccordo, il Tenant potrà esercitare il diritto di recesso di cui all'articolo 15.

17. Legge Applicabile e Foro Competente

17.1 I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.

17.2 Per qualsiasi controversia derivante dall'interpretazione o dall'esecuzione dei presenti Termini sarà competente in via esclusiva il Foro del luogo in cui ha sede legale il Titolare, salvo diverso foro inderogabile previsto dalla legge a tutela del consumatore.

18. Disposizioni Finali

18.1 L'eventuale invalidità o inefficacia di una o più clausole dei presenti Termini non comporta l'invalidità dei Termini nel loro complesso. Le clausole invalide saranno sostituite da disposizioni valide che si avvicinino il più possibile alla finalità economica della clausola sostituita.

18.2 La mancata o ritardata applicazione di un diritto previsto dai presenti Termini da parte del Titolare non costituisce rinuncia a tale diritto.

18.3 I presenti Termini, unitamente alla Privacy Policy, alla Cookie Policy e all'eventuale contratto di servizio sottoscritto dal Tenant, costituiscono l'accordo integrale tra le parti in relazione all'utilizzo della Piattaforma.

Per domande o chiarimenti sui presenti Termini, contattare il servizio di supporto tramite i canali indicati nella Piattaforma.