La base di Theka: ogni documento vive come un insieme di versioni con uno stato chiaro, passa dal suo flusso di approvazione e firma, è classificato per categoria e tipo con i campi che servono davvero, ed è collegato a clienti, fornitori e prodotti.
In Theka un documento non è un singolo file ma l'insieme delle sue versioni. Quando ne carichi una nuova, la precedente resta nell'archivio, tracciata e scaricabile. Ogni versione ha il suo stato nel ciclo di vita, così è sempre chiaro quale fa fede.
La versione finale è quella in uso; firmato la lega alla prova di firma; archiviato la tiene consultabile ma fuori dalle viste di tutti i giorni. Lo stato si ricava dal flusso: se un tipo di documento non ha passaggi, la versione nasce già finale.
Per ogni tipo di documento definisci una fila di passaggi: un semplice via libera, un'approvazione o una firma elettronica. Un'approvazione può chiedere l'ok di tutti, di almeno uno o delle persone in ordine; le risposte sono approvato, respinto o da modificare.
La categoria classifica (contratti, fatture, manuali, foto); il tipo di documento ne definisce la struttura: quali campi sono obbligatori, quale flusso segue, quali immagini deve avere. Niente moduli generici uguali per tutto.
Testo, date, numeri, scelte, riferimenti a un cliente o a un prodotto. I controlli li fa il server; l'AI può compilarli leggendo il documento.
Ogni tipo di documento può avere il suo «contesto AI»: poche righe che spiegano all'AI cosa conta in quel documento. Guida riassunti, campi, descrizione delle immagini e knowledge.
«Scheda tecnica di pompa industriale: conta pressione, portata, materiali e certificazioni. Il codice prodotto è nel titolo.»
Tutto quello che ricorre in documenti diversi diventa un'anagrafica (Master Data) con i suoi campi e le sue immagini. I documenti la richiamano, la ricerca la conosce, la chat sa di chi stai parlando.
Un documento vive in più dimensioni insieme: non devi scegliere una sola cartella in cui metterlo.
La classificazione principale: contratti, fatture, manuali, schede tecniche, foto. Ogni categoria ha i suoi campi, i suoi permessi e la sua configurazione AI.
Raggruppano documenti di categorie diverse attorno a una commessa o a un'iniziativa, senza spostarli.
Etichette libere, più di una per documento, filtrabili nella ricerca.
Documento in entrata, in uscita o interno; nelle aziende multi-sede, la sede a cui appartiene.
Da un file alla volta a un archivio intero: Theka elabora a lotti, mostra stima e avanzamento, e riprova solo quello che non è andato.
Trascini centinaia di file insieme: Theka li elabora a lotti, con avanzamento in tempo reale.
Colleghi una cartella di SharePoint, S3 o SFTP: i file nuovi o modificati entrano da soli, quelli cancellati vanno nel cestino.
Lo stesso file caricato due volte viene riconosciuto e segnalato, invece di moltiplicarsi nell'archivio.
Il gestionale o il PIM caricano e leggono documenti con una chiave dedicata e permessi propri.
Devi mandare un documento a chi non ha accesso a Theka? Crei un link, anche a una versione precisa, e lo revochi quando vuoi. Ogni apertura e ogni download restano nel registro.
Chi riceve il link vede esattamente quella versione, non una copia che invecchia.
Il link si chiude quando vuoi, o da solo alla scadenza.
Creazione, apertura, download: con data, ora e provenienza.
La versione precedente resta nell'archivio, consultabile e scaricabile; quella nuova diventa la corrente e riparte dal suo flusso di approvazione.
Sì. Il flusso si definisce per tipo di documento: un contratto può avere revisione, approvazione e firma, una nota interna nessun passaggio.
Possono: clienti, fornitori e prodotti si creano a mano, si importano o arrivano dal gestionale tramite connettore o API.
No. Versioni, approvazioni, anagrafiche, ricerca e firma funzionano anche con la parte AI spenta.
Una call di 30 minuti per una demo guidata e una valutazione preliminare di idoneità al vostro contesto operativo.
