Il livello base della piattaforma. Un Asset è un gruppo di versioni con status definito, soggetto a un workflow di approvazione configurabile, classificato da un Asset Type con field schema personalizzato e collegato al Master Data del tenant.
Nel modello dati di Theka l'asset non corrisponde a un singolo file ma a un gruppo di versioni dello stesso documento. Caricando una nuova versione, la precedente viene archiviata: resta tracciata, scaricabile e ripristinabile. Ogni versione ha uno status proprio all'interno del ciclo di vita.
Sei stati definiti con transizioni guidate. La versione final è quella ufficialmente in uso; signed blocca il documento a un'evidenza di firma; archived mantiene le versioni storiche consultabili ma fuori dalle viste correnti.
Per ogni Asset Type definisci stage di approvazione. Per ogni stage scegli la modalità: all (tutti gli approvatori devono dare ok), any (basta uno), sequential (in ordine). Le decisioni: approve, reject, request_changes. Tutto a audit log.
La Categoria è la classificazione orizzontale (contratti, fatture, manuali, foto…). L'Asset Type è il modello strutturale: quali campi custom obbligatori, quali stage di approvazione, quali image slots e variant. Schema-driven, niente form generici.
Ogni categoria ha il suo set di campi custom: testo, data, numero, riferimento a Entity, choice. Validazione lato server.
Per asset visivi (prodotti, schede tecniche), l'Asset Type definisce gli image slots (front, back, lifestyle) e i variant preset (web, print, thumbnail). Ogni variant è generata e versionata.
Cliente, fornitore, prodotto, persona, progetto: tutto quello che ricorre fra documenti diversi è un'Entity. Definita da un Entity Type con field schema custom e (per le entità visive) image slots. Gli asset la riferiscono. La chat sa cos'è quando le fai una domanda.
Un asset vive in più dimensioni contemporaneamente — non sceglierne una, le combini.
L'organizzazione gerarchica classica. Una cartella, sotto-cartelle, asset dentro.
Raggruppamento logico trasversale: un progetto può pescare asset da cartelle diverse senza spostarli.
Etichette flat liberamente assegnabili. Più tag per asset. Filtrabili in OR/AND.
Active, passive, internal. Tre flag che marcano se un documento è in entrata, in uscita o interno.
Wiki autogenerate, chat con RAG, topic graph e AI configurabile poggiano tutti sul livello base: asset versionati, master data, custom field validati.
Una call di 30 minuti per una demo guidata e una valutazione preliminare di idoneità al vostro contesto operativo.
